Jouw gegevens, in alle rust behandeld

SalonWard is software voor de agenda en de kassa van salons en barbershops. Twee soorten mensen vertrouwen ons hun gegevens toe, en de rollen verschillen:

• Salonteams (de zaken die zich aanmelden): voor je account- en bedrijfsgegevens bepaalt SalonWard hoe het platform ze opslaat en beveiligt.
• Klanten van de salon (de mensen die boeken): jouw salon is eigenaar van haar klantenbestand en bepaalt wat daarmee gebeurt. SalonWard verwerkt die gegevens namens de salon en gebruikt ze nergens anders voor. Vragen over jouw gegevens beginnen bij je salon.

SalonWard, de exploitant van salonward.com, is de verwerkingsverantwoordelijke voor het platform: accounts, abonnementen, facturatie, support en deze website. Voor vragen over privacy, of om een van de onderstaande rechten uit te oefenen, is er één adres waar een mens antwoordt:

Alleen wat het product nodig heeft om te werken: accountgegevens (naam, e-mailadres, een versleuteld wachtwoord), de bedrijfsgegevens van de salon (behandelingen, afspraken, facturen, voorraad), de klantgegevens die een salon bijhoudt (contactgegevens, bezoekhistorie, notities, toestemmingen) en kortlopende technische logboeken die de dienst gezond houden.

Kaartbetalingen lopen via de betaalprovider op hun eigen beveiligde pagina's. Volledige kaartnummers bereiken de servers van SalonWard nooit.

Elk doel rust op een van de grondslagen uit de AVG, nooit op “omdat het kan”:

• Je account en het product zelf laten draaien, dus de gegevens van je salon opslaan, boekingsbevestigingen versturen, abonnementen verwerken: noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou.
• Facturen en administratie bewaren: een wettelijke (fiscale) verplichting. De Nederlandse wet schrijft voor dat een bedrijf zijn administratie zeven jaar bewaart. De facturen van de salon blijven in het account zolang dat bestaat, en gaan bij het sluiten mee in de export van de salon.
• Kortlopende technische en beveiligingslogs zoals inlogpogingen, rate limits en foutmeldingen: ons gerechtvaardigd belang om het platform veilig en werkend te houden, en niets daarbuiten.
• Alles op basis van toestemming, zoals de marketingmails die een salon naar klanten stuurt, gebeurt alleen met vastgelegde toestemming, die je op elk moment kunt intrekken en die wordt gehandhaafd met een verplichte afmeldlink.

We verkopen geen gegevens, we gebruiken geen advertentietrackers en we volgen bezoekers niet over andere websites. Marketingmails die een salon via SalonWard verstuurt, bevatten altijd een werkende afmeldlink, en toestemmingen van klanten worden per persoon vastgelegd.

Zo weinig partijen als het product toelaat, elk gebonden aan een verwerkersovereenkomst en alleen ingezet om de dienst te leveren. Dit zijn de verwerkers, bij naam:

• Hosting. Hostinger International Ltd. (Cyprus) draait de servers in een datacenter in Frankfurt, Duitsland. De database, de applicatie en de dagelijkse back-ups staan daar.
• E-mail. TransIP B.V. (Nederland) bezorgt de e-mails die het product verstuurt, zoals bevestigingen, herinneringen en bonnen. TransIP ontvangt het adres van de ontvanger en het bericht.
• Abonnementsbetalingen. Stripe Payments Europe, Ltd. (Ierland) verwerkt de betalingen die salons aan SalonWard doen en behandelt hun kaart- of bankgegevens op de eigen pagina's. Volledige kaartnummers bereiken SalonWard nooit.
• Sms. Twilio Ireland Limited verstuurt de sms'jes die een salon aanzet (boekingsbevestigingen, herinneringen, wijzigingen en annuleringen, wachtlijstaanbiedingen en berichten over lidmaatschappen) en de berichten die het team van de salon in Gesprekken aan een klant schrijft, en ontvangt de antwoorden van de klant, zoals STOP. Twilio krijgt het telefoonnummer van de klant, de volledige tekst van elk bericht zoals de salon het verstuurt, met een stoplink, en de afzendernaam van de salon, en verwerkt die in de Verenigde Staten.

Sommige gegevens gaan alleen ergens anders heen omdat een salon, of jij, daarvoor kiest:

• Koppelt een salon een eigen Stripe- of Mollie-account om klantbetalingen te ontvangen, dan verwerkt die provider die betalingen onder de eigen overeenkomst van de salon, op zijn eigen beveiligde pagina's.
• Zet je meldingen aan, dan reizen ze versleuteld via de pushdienst van de maker van je browser of telefoon (zoals Google, Apple, Mozilla of Microsoft). Die dienst ziet het adres van je apparaat, niet de inhoud.
• Stelt een salon de ontwikkelaars-API of een webhook in, dan gaan gegevens naar de adressen die die salon zelf heeft ingesteld, in opdracht en onder verantwoordelijkheid van de salon.

Dat is alles. Geen advertentienetwerken, geen analytics-partijen, geen datahandelaren, en niemand ontvangt deze gegevens voor eigen gebruik.

Zo kort als het product toelaat, zo lang als de wet vereist, afgedwongen door automatische opschoontaken, niet door goede voornemens:

• Account- en salongegevens: zolang het account bestaat. Sluit de eigenaar het account, dan krijgt de salon een export van haar gegevens, met de facturen, factuurregels en betalingen, en wist SalonWard alles 30 dagen na het sluiten.
• Facturen en administratie: zolang het account bestaat, zodat de salon aan haar fiscale bewaarplicht van zeven jaar kan voldoen. Dit is de ene categorie die een verwijderverzoek van een klant niet kan verkorten. Bij het sluiten gaan ze in de export naar de salon, die vanaf dan zelf haar fiscale administratie bewaart.
• Logs van e-mails en sms'jes: de inhoud van berichten wordt na 90 dagen verwijderd en de overige bezorgregistraties na 13 maanden gewist.
• Wijzigingsgeschiedenis van afspraken: 13 maanden. De afspraken zelf zijn de administratie van de salon en volgen de bewaarkeuzes van de salon.
• Auditlogs van gevoelige wijzigingen: twee jaar.
• Dagelijkse back-ups rouleren automatisch. De oudste wordt na veertien dagen overschreven, dus gewiste gegevens verdwijnen binnen twee weken uit de back-ups. Een back-upkopie die buiten de server wordt bewaard, wordt versleuteld voordat die de server verlaat.

Alleen functioneel. Elk bestaat zodat iets wat jij hebt gevraagd blijft werken. Daarom vereist de Nederlandse wet er geen cookiemelding voor (en is die er ook niet):

• een beveiligde, versleutelde inlogcookie voor salonteams (verloopt na 12 uur),
• een cookie per salon voor het klantportaal en de betaalstappen (verloopt na 1 uur),
• je taalkeuze (een jaar bewaard; bevat de tweeletterige taal en niets anders),
• kleine app-voorkeuren voor ingelogde gebruikers zoals de gekozen vestiging, de ingeklapte zijbalk en de weggeklikte startkaart (een jaar bewaard),
• en je licht/donker-keuze, die in de opslag van je eigen browser staat en ons nooit bereikt.

Er zijn geen cookies van derden, advertentie- of analysecookies. Verwijderen kan altijd via de site-instellingen van je browser. Inloggen en je voorkeuren beginnen dan gewoon opnieuw.

De database, de applicatie en de back-ups staan in de Europese Unie. Twee van de verwerkers hierboven horen bij concerns met hun thuisbasis in de Verenigde Staten. Stripe kan daar betaalgegevens verwerken, en Twilio verwerkt daar sms'jes, dus het telefoonnummer van de ontvanger en het bericht.

Die doorgifte rust op het EU-VS Data Privacy Framework, waaronder beide bedrijven gecertificeerd zijn, en op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in hun verwerkersovereenkomsten. Verder verlaat niets de EU/EER. Verandert dat, dan verandert eerst deze pagina.

Exporteren en wissen vragen geen supportticket, want ze zitten in het product ingebouwd:

• Salons kunnen het volledige dossier van een klant exporteren en op verzoek wissen. Persoonsgegevens worden geanonimiseerd, terwijl de niet-persoonlijke bedrijfsgegevens die een salon moet bewaren (zoals factuurtotalen) blijven staan.
• Klanten van een salon zien hun eigen bezoeken, strippenkaarten en punten in het klantportaal van hun salon, en kunnen hun salon altijd om een kopie of om verwijdering van hun gegevens vragen.
• Accounthouders kunnen hun bedrijfsgegevens rechtstreeks in de app aanpassen. Zeg je het abonnement op, dan stoppen de verlengingen en houd je toegang tot het einde van de betaalde periode.

Onder de AVG kun je ons vragen om het volgende, en voor de klantdossiers van een salon vraag je het aan je salon:

• Inzage: een kopie van de persoonsgegevens die over jou zijn vastgelegd.
• Rectificatie: correctie van alles wat onjuist of onvolledig is.
• Vergetelheid: verwijdering van je gegevens waar geen wettelijke plicht bewaring vereist.
• Beperking: de verwerking pauzeren zolang een geschil of controle loopt.
• Dataportabiliteit: je gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. De exports van het product zijn dat al.
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen directe marketing.
• Intrekken van toestemming: op elk moment, voor alles wat op toestemming draait, zonder gevolgen voor wat er al gebeurde.

Salonklanten oefenen deze rechten uit via hun salon (de verwerkingsverantwoordelijke voor hun dossier). Salons vinden de export- en verwijdertools ingebouwd in het product. Accounthouders schrijven ons rechtstreeks; we reageren binnen een maand.

Geen. SalonWard neemt over niemand geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare impact, en bouwt geen profielen over andere websites heen.

Overal versleutelde verbindingen, wachtwoorden alleen als moderne gezouten hashes, de gegevens van elke salon geïsoleerd tot op de databaserij, tweestapsverificatie beschikbaar op elk account, sessies die je kunt intrekken, en dagelijkse back-ups die binnen de EU blijven. Beveiligingswerk is hier bewust saai. Deze pagina claimt alleen wat het product aantoonbaar doet.

Ontstaat er ooit een datalek met risico voor de rechten van betrokkenen, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de getroffen mensen zonder onnodige vertraging, in gewone taal. Voor klantgegevens van salons informeren we de getroffen salons zonder onnodige vertraging, zodat zij aan hun eigen verplichtingen kunnen voldoen.

Voor de klantdossiers die een salon in SalonWard bijhoudt, is de salon de verwerkingsverantwoordelijke en is SalonWard de verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de voorwaarden van elk salonaccount en beschrijft precies wat dat betekent voor instructies, geheimhouding, beveiliging, subverwerkers, bijstand en verwijdering.

Vertel het ons eerst. De meeste privacyvragen zijn in één antwoord opgelost. Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens die zelf ook vraagt om eerst contact op te nemen met de organisatie.

Verandert er iets aan hoe we met gegevens omgaan, dan verandert deze pagina eerst en schuift de datum hierboven mee. Ingrijpende wijzigingen, zoals een nieuwe verwerker, mailen we vooraf aan de eigenaren van accounts.