Vos données, traitées sereinement

SalonWard est un logiciel de prise de rendez-vous et d’encaissement pour salons et barbershops. Deux types de personnes nous confient des données, et les rôles diffèrent :

• Équipes de salon (les entreprises qui ouvrent un compte). Pour votre compte et vos données d’activité, SalonWard décide de la façon dont la plateforme les stocke et les sécurise.
• Clients des salons (les personnes qui réservent). Votre salon possède son fichier client et décide de ce qui lui arrive. SalonWard traite ces données pour le compte du salon et ne les utilise jamais pour autre chose. Les questions sur votre dossier commencent par votre salon.

SalonWard, l’exploitant de salonward.com, est le responsable de traitement pour la plateforme, c’est-à-dire pour les comptes, les abonnements, la facturation, l’assistance et ce site. Pour toute question de confidentialité, ou pour exercer l’un des droits ci-dessous, une seule adresse atteint un humain :

Uniquement ce dont le produit a besoin pour fonctionner, c’est-à-dire les informations du compte (nom, e-mail, un mot de passe haché), les données d’activité du salon (prestations, rendez-vous, factures, stock), les fiches clients que tient le salon (coordonnées, historique des visites, notes, consentements) et des journaux techniques de courte durée qui gardent le service en bonne santé.

Les paiements par carte sont traités par le prestataire de paiement sur ses propres pages sécurisées. Les numéros de carte complets n’atteignent jamais les serveurs de SalonWard.

Chaque finalité repose sur l’une des bases légales du RGPD, jamais sur « parce que nous le pouvons » :

• Faire tourner votre compte et le produit lui-même (stocker les enregistrements de votre salon, envoyer les confirmations de rendez-vous, traiter les abonnements) est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous.
• Conserver les factures et l’administration est une obligation légale et fiscale. Le droit néerlandais impose à une entreprise de garder ses documents pendant sept ans. Les factures du salon restent dans son compte tant qu’il existe, et partent avec le salon dans son export à la fermeture.
• Les journaux techniques et de sécurité de courte durée (tentatives de connexion, limitation de débit, traces d’erreur) relèvent de notre intérêt légitime à garder la plateforme sûre et fonctionnelle, et de rien au-delà de cet intérêt.
• Tout ce qui repose sur le consentement, comme les e-mails marketing d’un salon vers ses clients, n’a lieu qu’avec un consentement enregistré, retirable à tout moment et respecté par un lien de désinscription imposé.

Nous ne vendons pas de données, nous ne faisons tourner aucun traceur publicitaire et nous ne profilons pas les visiteurs sur d’autres sites. Les e-mails marketing qu’un salon envoie via SalonWard portent toujours un lien de désinscription qui fonctionne, et les consentements des clients sont enregistrés personne par personne.

Aussi peu de parties que le produit le permet, chacune liée par un contrat de sous-traitance et utilisée uniquement pour fournir le service. Voici les sous-traitants, nommément :

• Hébergement. Hostinger International Ltd. (Chypre) exploite les serveurs dans un centre de données à Francfort, en Allemagne. La base de données, l’application et les sauvegardes quotidiennes s’y trouvent.
• E-mail. TransIP B.V. (Pays-Bas) remet les e-mails envoyés par le produit, comme les confirmations, les rappels et les reçus. TransIP reçoit l’adresse du destinataire et le message.
• Paiements d’abonnement. Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) encaisse les paiements des salons à SalonWard et traite leurs coordonnées de carte ou bancaires sur ses propres pages. Les numéros de carte complets n’atteignent jamais SalonWard.
• SMS. Twilio Ireland Limited envoie les SMS qu’un salon active (confirmations de réservation, rappels, changements et annulations, offres de liste d’attente et avis sur les abonnements clients) et les messages que l’équipe du salon écrit à un client dans Conversations, et reçoit les réponses du client, comme STOP. Twilio reçoit le numéro de téléphone du client, le texte complet de chaque message tel que le salon l’envoie, lien de désinscription compris, et le nom d’expéditeur du salon, et les traite aux États-Unis.

Certaines données ne vont ailleurs que parce qu’un salon, ou vous, l’avez choisi :

• Quand un salon connecte son propre compte Stripe ou Mollie pour encaisser les paiements de ses clients, ce prestataire traite ces paiements selon son propre contrat avec le salon, sur ses propres pages sécurisées.
• Quand vous activez les notifications, elles circulent chiffrées via le service push du fabricant de votre navigateur ou de votre téléphone (comme Google, Apple, Mozilla ou Microsoft). Ce service voit l’adresse de votre appareil, pas le contenu.
• Quand un salon configure l’API développeur ou un webhook, les données vont aux adresses que ce salon a configurées, sur son instruction et sous sa responsabilité.

C’est tout. Pas de régies publicitaires, pas d’outils d’analyse, pas de courtiers en données, et personne ne reçoit ces données pour son propre usage.

Aussi peu que le produit le permet, aussi longtemps que la loi l’exige, appliqué par des purges automatiques et pas par de bonnes intentions :

• Les données du compte et du salon sont conservées tant que le compte existe. Quand le propriétaire ferme le compte, le salon reçoit un export de ses données, factures, lignes de facture et paiements compris, et SalonWard supprime tout 30 jours après la fermeture.
• Les factures et l’administration comptable sont conservées tant que le compte existe, pour que le salon puisse respecter son obligation fiscale de conservation de sept ans. C’est la seule catégorie qu’une demande d’effacement d’un client ne peut pas raccourcir. À la fermeture, elles partent avec le salon dans son export, et le salon conserve lui-même ses documents fiscaux à partir de là.
• Pour les journaux des e-mails et des SMS, le contenu des messages est retiré après 90 jours et les enregistrements de remise restants sont supprimés après 13 mois.
• Historique des modifications de rendez-vous : 13 mois. Les rendez-vous eux-mêmes sont les enregistrements du salon et suivent ses propres choix de conservation.
• Les journaux d’audit des changements sensibles sont conservés deux ans.
• Les sauvegardes quotidiennes tournent automatiquement. La plus ancienne est écrasée au bout de quatorze jours, donc les données supprimées quittent le jeu de sauvegardes en moins de deux semaines. Une copie de sauvegarde conservée hors du serveur est chiffrée avant de le quitter.

Uniquement fonctionnels. Chacun existe pour que quelque chose que vous avez demandé continue de marcher, et c’est pourquoi la loi néerlandaise n’impose aucune bannière de consentement pour eux (et pourquoi il n’y en a pas) :

• un cookie de connexion sécurisé et chiffré pour les équipes de salon (expire au bout de 12 heures),
• un cookie par salon pour le portail client et les parcours de paiement (expire au bout d’une heure),
• votre choix de langue (conservé un an ; il stocke les deux lettres de la langue et rien d’autre),
• de petites préférences dans l’application pour les personnes connectées, comme l’établissement sélectionné, la barre latérale repliée ou la carte de démarrage masquée (conservées un an),
• et votre choix clair ou sombre, qui vit dans le stockage de votre propre navigateur et ne nous est jamais transmis.

Il n’y a aucun cookie tiers, publicitaire ou analytique. Supprimez-les quand vous voulez depuis les réglages de données de site de votre navigateur. La connexion et vos préférences enregistrées repartent simplement de zéro.

La base de données, l’application et les sauvegardes se trouvent dans l’Union européenne. Deux des sous-traitants ci-dessus appartiennent à des groupes établis aux États-Unis. Stripe peut y traiter des données de paiement, et Twilio y traite les SMS, c’est-à-dire le numéro du destinataire et le message.

Ces transferts reposent sur le EU-US Data Privacy Framework, auquel les deux entreprises sont certifiées, et sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne dans leurs contrats de sous-traitance. Rien d’autre ne quitte l’UE et l’EEE. Si cela change, cette page change d’abord.

L’export et l’effacement ne sont pas un ticket au support. Ils sont intégrés au produit.

• Les salons peuvent exporter le dossier complet d’un client et, sur demande, l’effacer. Les identifiants personnels sont anonymisés tandis que les données d’activité non personnelles qu’un salon doit conserver (comme les totaux de facture) restent.
• Les clients d’un salon voient leurs propres visites, forfaits et points dans le portail client de leur salon, et peuvent demander à tout moment à leur salon une copie ou l’effacement de leur dossier.
• Les titulaires d’un compte salon corrigent leurs données d’activité directement dans l’application, et résilier un abonnement arrête les renouvellements tandis que l’accès court jusqu’à la fin de la période payée.

Au titre du RGPD, vous pouvez nous demander (ou, pour les fiches clients d’un salon, demander à votre salon) :

• Accès à une copie des données personnelles vous concernant.
• Rectification de tout ce qui est inexact ou incomplet.
• Effacement de vos données lorsqu’aucune obligation légale n’impose de les conserver.
• Limitation du traitement, mis en pause le temps qu’un litige ou une vérification se règle.
• Portabilité de vos données dans un format structuré et lisible par machine. Les exports du produit le sont déjà.
• Opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime, et toujours à la prospection directe.
• Retrait du consentement à tout moment, pour tout ce qui repose sur le consentement, sans remettre en cause ce qui a eu lieu avant.

Les clients d’un salon exercent ces droits auprès de leur salon (responsable de traitement pour leur dossier), et les salons trouvent les outils d’export et d’effacement intégrés au produit. Les titulaires d’un compte de plateforme nous écrivent directement ; nous répondons sous un mois.

Aucune. SalonWard ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou comparables à l’égard de qui que ce soit, et ne construit aucun profil sur d’autres sites.

Connexions chiffrées partout, mots de passe stockés uniquement en empreintes salées modernes, données de chaque salon isolées jusqu’à la ligne de base, double authentification disponible sur chaque compte, sessions révocables et sauvegardes quotidiennes qui restent dans l’UE. Le travail de sécurité est ennuyeux à dessein. Cette page ne revendique que ce que le produit fait de façon vérifiable.

Si une violation de données crée un risque pour les droits des personnes, nous prévenons l’Autoriteit Persoonsgegevens dans les 72 heures et les personnes concernées sans délai injustifié, en langage clair. Pour les données des clients d’un salon, nous informons les salons concernés sans délai injustifié, afin qu’ils puissent remplir leurs propres obligations.

Pour les fiches clients qu’un salon conserve dans SalonWard, le salon est responsable de traitement et SalonWard est sous-traitant. Le contrat de sous-traitance (verwerkersovereenkomst) fait partie des conditions de chaque compte salon et décrit exactement ce que cela signifie, y compris les instructions, la confidentialité, la sécurité, les sous-traitants ultérieurs, l’assistance et la suppression.

Dites-le-nous d’abord. La plupart des questions de confidentialité se règlent en une réponse. Vous gardez aussi toujours le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle néerlandaise, l’ Autoriteit Persoonsgegevens (qui demande elle-même que vous contactiez d’abord l’organisation concernée).

Si notre façon de traiter les données change, cette page change d’abord et la date ci-dessus avance. Les changements importants, comme un nouveau sous-traitant, sont envoyés par e-mail aux propriétaires de compte avant leur entrée en vigueur.