Tus datos, tratados con calma

SalonWard es software de agenda y punto de venta para salones y barberías. Dos tipos de personas nos confían datos, y el papel de cada una es distinto:

• Equipos de salón (los negocios que se registran). De tu cuenta y de los datos de tu negocio, SalonWard decide cómo los guarda y los protege la plataforma.
• Clientes del salón (las personas que reservan). El fichero de clientes es del salón y el salón decide qué se hace con él. SalonWard trata esos datos por encargo del salón y nunca los usa para otra cosa. Las dudas sobre tu ficha empiezan en tu salón.

SalonWard, que opera salonward.com, es el responsable del tratamiento de la plataforma, con cuentas, suscripciones, facturación, soporte y esta web. Para cualquier duda de privacidad, o para ejercer cualquiera de los derechos de abajo, hay una dirección que llega a una persona:

Solo lo que el producto necesita para funcionar, como los datos de la cuenta (nombre, email y una contraseña guardada como hash), los registros de negocio del salón (servicios, citas, facturas, stock), las fichas de cliente que guarda cada salón (datos de contacto, historial de visitas, notas, consentimientos) y registros técnicos de vida corta que mantienen sano el servicio.

Los pagos con tarjeta los gestiona el proveedor de pago en sus propias páginas seguras. Los números de tarjeta completos nunca llegan a los servidores de SalonWard.

Cada finalidad se apoya en una de las bases legales del RGPD, nunca en «porque podemos»:

• Llevar tu cuenta y el producto en sí (guardar los registros de tu salón, enviar confirmaciones de reserva, procesar las suscripciones) es necesario para cumplir nuestro contrato contigo.
• Conservar facturas y administración es una obligación legal de tipo fiscal. La ley neerlandesa exige a una empresa guardar sus registros durante siete años. Las facturas del salón se quedan en su cuenta mientras exista, y pasan al salón en su exportación cuando la cierra.
• Registros técnicos y de seguridad de vida corta (intentos de acceso, límites de peticiones, trazas de error) responden a nuestro interés legítimo en mantener la plataforma segura y funcionando, y a nada más allá de ese interés.
• Todo lo que se basa en el consentimiento, como los emails de marketing que un salón envía a sus clientes, solo ocurre con un consentimiento registrado, que se puede retirar en cualquier momento y que se respeta mediante un enlace de baja obligatorio.

No vendemos datos, no usamos rastreadores publicitarios y no perfilamos a nadie por otras webs. Los emails de marketing que un salón envía con SalonWard llevan siempre un enlace de baja que funciona, y los consentimientos quedan registrados persona a persona.

Los menos posibles, cada uno con un contrato de encargo de tratamiento y usado solo para prestar el servicio. Estos son los encargados, con nombre:

• Alojamiento. Hostinger International Ltd. (Chipre) gestiona los servidores en un centro de datos en Fráncfort, Alemania. La base de datos, la aplicación y las copias de seguridad diarias están allí.
• Email. TransIP B.V. (Países Bajos) entrega los emails que envía el producto, como confirmaciones, recordatorios y recibos. TransIP recibe la dirección del destinatario y el mensaje.
• Pagos de suscripción. Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanda) cobra los pagos de los salones a SalonWard y trata sus datos de tarjeta o bancarios en sus propias páginas. Los números de tarjeta completos nunca llegan a SalonWard.
• SMS. Twilio Ireland Limited envía los SMS que un salón activa (confirmaciones de reserva, recordatorios, cambios y cancelaciones, ofertas de la lista de espera y avisos sobre membresías) y los mensajes que el equipo del salón escribe a un cliente en Conversaciones, y recibe las respuestas del cliente, como STOP. Twilio recibe el teléfono del cliente, el texto completo de cada mensaje tal como lo envía el salón, con su enlace de baja, y el nombre de remitente del salón, y los trata en Estados Unidos.

Algunos datos van a otro sitio solo porque un salón, o tú, lo habéis elegido:

• Cuando un salón conecta su propia cuenta de Stripe o Mollie para cobrar a sus clientes, ese proveedor trata esos pagos según su propio contrato con el salón, en sus propias páginas seguras.
• Cuando activas las notificaciones, viajan cifradas a través del servicio push del fabricante de tu navegador o teléfono (como Google, Apple, Mozilla o Microsoft). Ese servicio ve la dirección de tu dispositivo, no el contenido.
• Cuando un salón configura la API para desarrolladores o un webhook, los datos van a las direcciones que ese salón configuró, por su instrucción y bajo su responsabilidad.

Eso es todo. Sin redes publicitarias, sin proveedores de analítica, sin intermediarios de datos, y nadie recibe estos datos para su propio uso.

Tan poco como permite el producto y tanto como exige la ley, y lo aplican tareas automáticas de conservación, no las buenas intenciones:

• Los datos de cuenta y de salón se conservan mientras exista la cuenta. Cuando el propietario la cierra, el salón recibe una exportación de sus datos, con sus facturas, líneas de factura y pagos, y SalonWard lo borra todo 30 días después del cierre.
• Las facturas y la administración de cobros se conservan mientras exista la cuenta, para que el salón cumpla su deber fiscal de conservación de siete años. Es la única categoría que una solicitud de borrado de un cliente no puede acortar. Al cerrar, pasan al salón en su exportación, y desde entonces el salón guarda sus propios registros fiscales.
• En los registros de email y SMS, el contenido de los mensajes se elimina a los 90 días y los registros de entrega que quedan se borran a los 13 meses.
• El historial de cambios de las citas dura 13 meses. Las citas en sí son registros del salón y siguen los plazos que elige el propio salón.
• Los registros de auditoría de cambios sensibles duran dos años.
• Las copias de seguridad diarias rotan solas. La más antigua se sobrescribe a los catorce días, así que los datos borrados salen del juego de copias en menos de dos semanas. Una copia que se guarda fuera del servidor se cifra antes de salir de él.

Solo funcionales. Cada una existe para que algo que has pedido siga funcionando, que es justo por lo que la ley neerlandesa no exige un aviso de consentimiento para ellas (y por lo que no lo hay):

• una cookie de sesión segura y cifrada para los equipos del salón (caduca a las 12 horas),
• una cookie por salón para el portal del cliente y los flujos de pago (caduca en 1 hora),
• tu elección de idioma (se guarda un año; almacena las dos letras del idioma y nada más),
• pequeñas preferencias dentro de la app para quien ha iniciado sesión, como la sucursal elegida, el menú lateral plegado y la tarjeta de primeros pasos descartada (se guardan un año),
• y tu elección de modo claro u oscuro, que vive en el almacenamiento de tu propio navegador y nunca se nos envía.

No hay cookies de terceros, publicitarias ni de analítica. Puedes borrarlas cuando quieras desde los ajustes de datos de sitio de tu navegador. Simplemente tendrás que volver a iniciar sesión y tus preferencias empezarán de cero.

La base de datos, la aplicación y las copias de seguridad están en la Unión Europea. Dos de los encargados de arriba pertenecen a grupos con sede en Estados Unidos. Stripe puede tratar allí datos de pago, y Twilio trata allí los SMS, es decir, el teléfono del destinatario y el mensaje.

Esas transferencias se basan en el EU-US Data Privacy Framework, en el que ambas empresas están certificadas, y en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea incluidas en sus contratos de encargo. Nada más sale de la UE y el EEE. Si eso cambia, esta página cambia primero.

Exportar y borrar no son un ticket de soporte. Están construidos dentro del producto.

• Los salones pueden exportar el expediente completo de un cliente y, si lo pide, borrarlo. Los identificadores personales se anonimizan y se conservan los registros de negocio no personales que un salón está obligado a guardar (como los totales de las facturas).
• Los clientes de un salón pueden ver sus visitas, sus bonos y sus puntos en el portal de cliente de su salón, y pueden pedirle a su salón una copia o el borrado de su ficha cuando quieran.
• Los titulares de una cuenta de salón pueden corregir los datos de su negocio dentro de la app, y cancelar la suscripción detiene las renovaciones mientras el acceso sigue hasta el final del periodo pagado.

Con el RGPD puedes pedirnos a nosotros, o a tu salón si se trata de tu ficha de cliente:

• Acceso a una copia de los datos personales que constan sobre ti.
• Rectificación para corregir lo que esté mal o incompleto.
• Supresión para borrar tus datos siempre que ninguna obligación legal exija conservarlos.
• Limitación para pausar el tratamiento mientras se resuelve una disputa o una comprobación.
• Portabilidad de tus datos en un formato estructurado y legible por máquina; las exportaciones del producto ya lo son.
• Oposición al tratamiento basado en el interés legítimo, y siempre al marketing directo.
• Retirada del consentimiento en cualquier momento y para todo lo que funcione con consentimiento, sin que afecte a lo ya ocurrido.

Los clientes de un salón los ejercen a través de su salón, que es el responsable de su ficha, y los salones encuentran las herramientas de exportación y borrado dentro del producto. Los titulares de una cuenta de plataforma nos escriben directamente; respondemos en el plazo de un mes.

Ninguna. SalonWard no toma decisiones automatizadas con efectos jurídicos o similares sobre nadie, y no construye perfiles a través de otras webs.

Conexiones cifradas en todas partes, contraseñas guardadas solo como hashes modernos con sal, los datos de cada salón aislados hasta la fila de la base de datos, verificación en dos pasos disponible en cualquier cuenta, sesiones que puedes revocar y copias de seguridad diarias que se quedan en la UE. El trabajo de seguridad es aburrido a propósito. Esta página solo afirma lo que el producto hace de forma comprobable.

Si una brecha de datos llegara a suponer un riesgo para los derechos de las personas, avisamos a la Autoriteit Persoonsgegevens en 72 horas y a las personas afectadas sin dilación indebida, en lenguaje claro. Si son datos de clientes de un salón, informamos a los salones afectados sin dilación indebida para que puedan cumplir sus propias obligaciones.

De las fichas de cliente que un salón guarda en SalonWard, el salón es el responsable y SalonWard es el encargado del tratamiento. El contrato de encargo de tratamiento (verwerkersovereenkomst) forma parte de las condiciones de toda cuenta de salón y describe exactamente qué significa eso, con instrucciones, confidencialidad, seguridad, subencargados, asistencia y borrado.

Dínoslo primero. La mayoría de las dudas de privacidad se resuelven en una sola respuesta. Además, siempre tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control neerlandesa, la Autoriteit Persoonsgegevens que a su vez pide que contactes antes con la organización.

Si cambia la forma en que tratamos los datos, esta página cambia primero y la fecha de arriba se mueve. Los cambios importantes, como un nuevo encargado, se envían por email a los propietarios de cuenta antes de que entren en vigor.