Deine Daten, in aller Ruhe behandelt

SalonWard ist Software für Kalender und Kasse von Salons und Barbershops. Zwei Gruppen vertrauen uns Daten an, und die Rollen unterscheiden sich:

• Salonteams (die Geschäfte, die sich registrieren). Für deine Konto- und Geschäftsdaten entscheidet SalonWard, wie die Plattform sie speichert und schützt.
• Salonkunden (die Menschen, die buchen). Dein Salon besitzt seine Kundenkartei und entscheidet, was damit passiert. SalonWard verarbeitet diese Daten im Auftrag des Salons und nutzt sie für nichts anderes. Fragen zu deiner Akte beginnen bei deinem Salon.

SalonWard, Betreiber von salonward.com, ist der Verantwortliche für die Plattform, also für Konten, Abos, Abrechnung, Support und diese Website. Für Fragen zum Datenschutz oder um eines der unten genannten Rechte auszuüben, führt eine Adresse zu einem Menschen:

Nur was das Produkt zum Arbeiten braucht, also Kontodaten (Name, E-Mail, ein gehashtes Passwort), die Geschäftsdaten des Salons (Behandlungen, Termine, Rechnungen, Bestand), die Kundendaten, die ein Salon führt (Kontaktdaten, Besuchshistorie, Notizen, Einwilligungen), und kurzlebige technische Protokolle, die den Dienst gesund halten.

Kartenzahlungen laufen über den Zahlungsanbieter auf dessen eigenen sicheren Seiten. Vollständige Kartennummern erreichen die Server von SalonWard nie.

Jeder Zweck ruht auf einer der Rechtsgrundlagen der DSGVO, nie auf „weil wir es können“:

• Dein Konto und das Produkt selbst betreiben, also die Daten deines Salons speichern, Buchungsbestätigungen versenden, Abos verarbeiten. Notwendig zur Erfüllung unseres Vertrags mit dir.
• Rechnungen und Buchhaltung aufbewahren ist eine gesetzliche (steuerliche) Pflicht. Das niederländische Recht verlangt, Geschäftsunterlagen sieben Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen des Salons bleiben im Konto, solange es besteht, und gehen beim Schließen mit dem Export an den Salon.
• Kurzlebige technische und Sicherheitsprotokolle wie Anmeldeversuche, Ratenbegrenzungen und Fehlerspuren liegen in unserem berechtigten Interesse, die Plattform sicher und funktionsfähig zu halten, und gehen nie darüber hinaus.
• Alles, was auf Einwilligung beruht, etwa die Marketingmails eines Salons an seine Kunden, geschieht nur mit festgehaltener Einwilligung, die sich jederzeit widerrufen lässt und die ein erzwungener Abmeldelink respektiert.

Wir verkaufen keine Daten, wir setzen keine Werbetracker ein, und wir verfolgen Besucher nicht über andere Websites. Marketingmails, die ein Salon über SalonWard verschickt, tragen immer einen funktionierenden Abmeldelink, und Einwilligungen werden pro Person festgehalten.

So wenige Parteien, wie das Produkt erlaubt, jede an einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und nur eingesetzt, um den Dienst zu erbringen. Das sind die Auftragsverarbeiter, mit Namen:

• Hosting. Hostinger International Ltd. (Zypern) betreibt die Server in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Die Datenbank, die Anwendung und die täglichen Backups liegen dort.
• E-Mail. TransIP B.V. (Niederlande) stellt die E-Mails zu, die das Produkt verschickt, etwa Bestätigungen, Erinnerungen und Belege. TransIP erhält die Adresse des Empfängers und die Nachricht.
• Abozahlungen. Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) wickelt die Zahlungen der Salons an SalonWard ab und verarbeitet ihre Karten- oder Bankdaten auf eigenen Seiten. Vollständige Kartennummern erreichen SalonWard nie.
• SMS. Twilio Ireland Limited verschickt die SMS, die ein Salon einschaltet (Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Änderungen und Absagen, Wartelistenangebote und Hinweise zu Mitgliedschaften), und die Nachrichten, die das Team des Salons in Unterhaltungen an einen Kunden schreibt, und empfängt die Antworten des Kunden, etwa STOP. Twilio erhält die Telefonnummer des Kunden, den vollständigen Text jeder Nachricht, so wie der Salon sie verschickt, samt Abmeldelink, und den Absendernamen des Salons und verarbeitet sie in den Vereinigten Staaten.

Manche Daten gehen nur deshalb anderswohin, weil ein Salon oder du es so gewählt habt:

• Verbindet ein Salon ein eigenes Stripe- oder Mollie-Konto, um Kundenzahlungen anzunehmen, wickelt dieser Anbieter die Zahlungen nach seinem eigenen Vertrag mit dem Salon ab, auf seinen eigenen sicheren Seiten.
• Schaltest du Mitteilungen ein, reisen sie verschlüsselt über den Push-Dienst des Herstellers deines Browsers oder Telefons (etwa Google, Apple, Mozilla oder Microsoft). Dieser Dienst sieht die Adresse deines Geräts, nicht den Inhalt.
• Richtet ein Salon die Entwickler-API oder einen Webhook ein, gehen Daten an die Adressen, die dieser Salon eingerichtet hat, in seinem Auftrag und unter seiner Verantwortung.

Das ist alles. Keine Werbenetzwerke, keine Analyse-Anbieter, keine Datenhändler, und niemand erhält diese Daten für eigene Zwecke.

So kurz, wie das Produkt es zulässt, so lang, wie das Gesetz es verlangt, durchgesetzt von automatischen Aufräumjobs statt von guten Vorsätzen:

• Konto- und Salondaten bleiben, solange das Konto besteht. Schließt der Inhaber das Konto, erhält der Salon einen Export seiner Daten mit Rechnungen, Rechnungspositionen und Zahlungen, und SalonWard löscht 30 Tage nach dem Schließen alles.
• Rechnungen und Abrechnungsunterlagen bleiben, solange das Konto besteht, damit der Salon seine siebenjährige steuerliche Aufbewahrungspflicht erfüllen kann. Das ist die eine Kategorie, die ein Löschantrag von Kundschaft nicht verkürzen kann. Beim Schließen gehen sie mit dem Export an den Salon, der seine Buchhaltung ab dann selbst aufbewahrt.
• Bei Protokollen von E-Mails und SMS werden die Nachrichteninhalte nach 90 Tagen entfernt und die verbleibenden Zustellsätze nach 13 Monaten gelöscht.
• Die Änderungshistorie von Terminen bleibt 13 Monate. Die Termine selbst sind die Unterlagen des Salons und folgen dessen eigenen Aufbewahrungsentscheidungen.
• Änderungsprotokolle sensibler Vorgänge bleiben zwei Jahre.
• Tägliche Backups rotieren automatisch. Das älteste wird nach vierzehn Tagen überschrieben, gelöschte Daten verlassen den Backup-Satz also binnen zwei Wochen. Eine Backup-Kopie, die außerhalb des Servers aufbewahrt wird, wird verschlüsselt, bevor sie den Server verlässt.

Nur funktional. Jedes existiert, damit etwas, das du angefordert hast, weiter funktioniert. Deshalb verlangt das Gesetz dafür kein Einwilligungsbanner (und deshalb gibt es hier auch keins):

• ein sicheres, verschlüsseltes Anmelde-Cookie für Salonteams (läuft nach 12 Stunden ab),
• ein Cookie pro Salon für das Kundenportal und die Zahlungsschritte (läuft nach 1 Stunde ab),
• deine Sprachwahl (ein Jahr gespeichert; enthält das zweibuchstabige Sprachkürzel und sonst nichts),
• kleine App-Einstellungen für angemeldete Nutzer, etwa gewählter Standort, eingeklappte Seitenleiste, weggeklickte Startkarte (ein Jahr gespeichert),
• und deine Hell-Dunkel-Wahl, die im Speicher deines eigenen Browsers liegt und uns nie erreicht.

Es gibt keine Cookies von Dritten, keine Werbe- und keine Analyse-Cookies. Lösch sie jederzeit über die Website-Einstellungen deines Browsers. Anmeldung und gespeicherte Einstellungen fangen dann einfach neu an.

Die Datenbank, die Anwendung und die Backups liegen in der Europäischen Union. Zwei der Auftragsverarbeiter oben gehören zu Konzernen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Stripe kann dort Zahlungsdaten verarbeiten, und Twilio verarbeitet dort SMS, also die Telefonnummer des Empfängers und die Nachricht.

Diese Übermittlungen stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework, unter dem beide Unternehmen zertifiziert sind, und auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission in ihren Auftragsverarbeitungsverträgen. Sonst verlässt nichts die EU und den EWR. Ändert sich das, ändert sich zuerst diese Seite.

Export und Löschung sind kein Support-Ticket, sondern ins Produkt eingebaut:

• Salons können die komplette Akte eines Kunden exportieren und auf Wunsch löschen. Persönliche Merkmale werden anonymisiert, während die nicht personenbezogenen Geschäftsunterlagen, die ein Salon aufbewahren muss (etwa Rechnungssummen), erhalten bleiben.
• Kunden eines Salons sehen ihre eigenen Besuche, Pakete und Punkte im Kundenportal ihres Salons und können ihren Salon jederzeit um eine Kopie oder die Löschung ihrer Akte bitten.
• Kontoinhaber können ihre Geschäftsdaten direkt in der App korrigieren, und eine Kündigung stoppt die Verlängerungen, während der Zugriff bis zum Ende des bezahlten Zeitraums läuft.

Nach der DSGVO kannst du uns, und für Kundenakten eines Salons deinen Salon, um Folgendes bitten:

• Auskunft, also eine Kopie der personenbezogenen Daten, die über dich gespeichert sind.
• Berichtigung, also die Korrektur von allem, was falsch oder unvollständig ist.
• Löschung, also die Entfernung deiner Daten, soweit keine gesetzliche Pflicht die Aufbewahrung verlangt.
• Einschränkung, also ein Pausieren der Verarbeitung, solange ein Streit oder eine Prüfung läuft.
• Datenübertragbarkeit, also deine Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die Exporte des Produkts sind genau das.
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses, und immer gegen Direktwerbung.
• Widerruf der Einwilligung, jederzeit und für alles, was auf Einwilligung beruht, ohne dass das Geschehene davon berührt wird.

Salonkunden üben diese Rechte über ihren Salon aus (den Verantwortlichen für ihre Akte), und Salons finden die Werkzeuge für Export und Löschung im Produkt eingebaut. Kontoinhaber der Plattform schreiben uns direkt; wir antworten innerhalb eines Monats.

Keine. SalonWard trifft über niemanden automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und bildet keine Profile über andere Websites hinweg.

Überall verschlüsselte Verbindungen, Passwörter nur als moderne gesalzene Hashes, die Daten jedes Salons bis auf die Datenbankzeile isoliert, Zwei-Faktor-Anmeldung für jedes Konto, Sitzungen, die du widerrufen kannst, und tägliche Backups, die in der EU bleiben. Sicherheitsarbeit ist hier mit Absicht langweilig. Diese Seite behauptet nur, was das Produkt nachweislich tut.

Entsteht durch eine Datenpanne je ein Risiko für die Rechte von Menschen, melden wir das innerhalb von 72 Stunden der Autoriteit Persoonsgegevens und informieren die Betroffenen unverzüglich, in klarer Sprache. Bei Kundendaten von Salons informieren wir die betroffenen Salons unverzüglich, damit sie ihren eigenen Pflichten nachkommen können.

Für die Kundenakten, die ein Salon in SalonWard führt, ist der Salon der Verantwortliche und SalonWard der Auftragsverarbeiter. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (verwerkersovereenkomst) ist Teil der Bedingungen jedes Salonkontos und beschreibt genau, was das heißt, also Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung und Löschung.

Sag es zuerst uns. Die meisten Datenschutzfragen sind mit einer Antwort geklärt. Du hast außerdem jederzeit das Recht, dich bei der niederländischen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Das ist die Autoriteit Persoonsgegevens und sie bittet selbst darum, sich zuerst an die Organisation zu wenden.

Ändert sich, wie wir mit Daten umgehen, ändert sich zuerst diese Seite, und das Datum oben rückt mit. Wesentliche Änderungen, etwa ein neuer Auftragsverarbeiter, schicken wir den Kontoinhabern vorab per E-Mail.