Verwerken in jouw opdracht

Deze overeenkomst geldt tussen de onderneming met een SalonWard-account (de salon — verwerkingsverantwoordelijke) en SalonWard, exploitant van salonward.com (SalonWard — verwerker), voor alle persoonsgegevens die de salon in het product opslaat. Ze geldt zolang het account bestaat en dekt niets anders.

Klantdossiers (contactgegevens, bezoekhistorie, notities, foto's, toestemmingen), afspraken en wachtlijstplekken, medewerkersgegevens (profielen, roosters, uren), facturen en betalingen, berichten die de salon verstuurt, en reviews — uitsluitend verwerkt zodat de salon haar zaak in SalonWard kan runnen: plannen, afrekenen, communiceren, rapporteren. De betrokkenen zijn de klanten, medewerkers en contacten van de salon.

SalonWard verwerkt de gegevens van de salon alleen om het product en zijn gedocumenteerde functies te leveren — dat zijn de vaste instructies van de salon — en nooit voor eigen doeleinden. Niet verkopen, niet profileren, geen advertenties, nergens iets op trainen. Dwingt een wettelijke verplichting ooit tot meer, dan informeert SalonWard de salon vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Iedereen die SalonWard toegang geeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding, en toegang blijft beperkt tot wat het draaien van het platform echt vereist. Handelingen van de platformbeheerder op een salonaccount worden vastgelegd in het eigen auditlog van die salon.

SalonWard treft de technische en organisatorische maatregelen die op de privacypagina staan — versleuteld transport, gehashte inloggegevens, isolatie per salon tot op de databaserij, tweestapsverificatie, intrekbare sessies, versleutelde back-ups binnen de EU en automatische handhaving van bewaartermijnen — en houdt ze bij de stand van de techniek.

De salon verleent algemene schriftelijke toestemming voor de subverwerkerscategorieën op de privacypagina (EU-hosting, e-mailbezorging, betaalproviders). Elk is gebonden aan verplichtingen gelijkwaardig aan deze overeenkomst, en SalonWard blijft volledig verantwoordelijk voor hun werk. Wijzigingen worden vooraf in het product aangekondigd, met recht van bezwaar; een salon die bezwaar maakt kan opzeggen en exporteren.

SalonWard helpt de salon bij verzoeken van betrokkenen — exporteren, corrigeren en verwijderen zijn productfuncties in plaats van tickets — en waar relevant bij beveiliging, datalekmeldingen en gegevensbeschermingseffectbeoordelingen, rekening houdend met wat het platform technisch kan weten.

SalonWard informeert getroffen salons zonder onnodige vertraging nadat een datalek bekend wordt, met wat er bekend is over aard, omvang en beperking — zodat de salon aan haar eigen meldplichten richting de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen kan voldoen.

Bij het sluiten van een account exporteert de salon eerst haar gegevens (de tools zitten ingebouwd). Daarna verwijdert SalonWard de persoonsgegevens van de salon — ook uit de rouleerende back-ups, binnen de cyclus van veertien dagen — behalve wat de wet verplicht te bewaren, zoals de fiscale administratie van zeven jaar.

SalonWard stelt de informatie beschikbaar die redelijkerwijs nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en werkt mee aan audits waarop de salon wettelijk recht heeft — te beginnen bij de documentatie op de privacypagina, die bewust waarheidsgetrouw wordt gehouden.

Deze overeenkomst maakt deel uit van de voorwaarden; waar de twee botsen over persoonsgegevens, gaat deze overeenkomst voor. Aansprakelijkheid volgt de voorwaarden. Nederlands recht is van toepassing, en wijzigingen worden aangekondigd zoals wijzigingen van de voorwaarden — de datum bovenaan schuift op.