Un traitement sur vos instructions

Ce contrat s’applique entre l’entreprise titulaire d’un compte SalonWard (le salon, responsable de traitement) et SalonWard, exploitant de salonward.com (SalonWard, sous-traitant), pour toutes les données personnelles que le salon stocke dans le produit. Il s’applique tant que le compte existe et ne couvre rien d’autre.

Fiches clients (coordonnées, historique des visites, notes, photos, consentements), rendez-vous et entrées de liste d’attente, dossiers de l’équipe (profils, plannings, heures), factures et paiements, messages envoyés par le salon, et avis. Le tout traité uniquement pour que le salon puisse faire tourner son activité dans SalonWard, avec la planification, l’encaissement, la communication et le reporting. Les personnes concernées sont les clients, les collaborateurs et les contacts du salon.

SalonWard traite les données du salon uniquement pour fournir le produit et ses fonctionnalités documentées, qui constituent les instructions permanentes du salon, et jamais pour ses propres finalités. Aucune revente, aucun profilage, aucune publicité, aucun entraînement de quoi que ce soit dessus. Si une obligation légale imposait un jour un traitement au-delà de cela, SalonWard en informerait le salon d’abord, sauf si la loi l’interdit.

Toute personne que SalonWard autorise à toucher des données personnelles est tenue à la confidentialité, et l’accès est limité à ce que l’exploitation de la plateforme exige réellement. Les actions de l’exploitant sur le compte d’un salon sont consignées dans le journal d’audit de ce salon.

SalonWard met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites sur la page confidentialité (transport chiffré, identifiants hachés, isolation à la ligne de base de données pour chaque salon, double authentification, sessions révocables, sauvegardes quotidiennes qui restent dans l’UE et sont chiffrées avant qu’une copie quitte le serveur, et purge automatique) et les tient à jour avec l’état de l’art.

Le salon donne une autorisation écrite générale pour les sous-traitants ultérieurs nommés sur la page confidentialité, à savoir Hostinger International Ltd. (hébergement à Francfort, Allemagne), TransIP B.V. (remise des e-mails, Pays-Bas) et Twilio Ireland Limited (SMS). Chacun est lié par des obligations équivalentes à ce contrat, et SalonWard reste pleinement responsable de leur travail. Un sous-traitant ultérieur nouveau ou de remplacement est annoncé par e-mail au propriétaire du compte au moins 30 jours avant son arrivée. Le salon peut s’y opposer pendant ce délai, et un salon qui s’y oppose peut mettre fin à son compte et exporter d’abord ses données.

Les données du salon sont stockées dans l’Union européenne. Les SMS font exception. Twilio traite le numéro de téléphone du destinataire et le message aux États-Unis, sur la base du EU-US Data Privacy Framework et des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Un salon qui n’active pas les SMS n’y envoie aucune donnée.

SalonWard assiste le salon face aux demandes des personnes concernées (l’export, la correction et l’effacement sont des fonctionnalités, pas des tickets) et, le cas échéant, en matière de sécurité, de notification de violation et d’analyses d’impact, en tenant compte de ce que la plateforme peut techniquement savoir.

SalonWard informe les salons concernés d’une violation de données personnelles sans délai injustifié après en avoir eu connaissance, avec ce qui est connu de sa nature, de son ampleur et des mesures prises, afin que le salon puisse remplir ses propres obligations de notification envers l’Autoriteit Persoonsgegevens et les personnes concernées.

Quand le salon ferme son compte, il reçoit un export de ses données, factures, lignes de facture et paiements compris, pour conserver lui-même ses documents fiscaux. Trente jours après la fermeture, SalonWard supprime toutes les données du salon, données personnelles comprises, et les sauvegardes tournantes suivent dans les quatorze jours. Ensuite, SalonWard ne garde aucune copie.

SalonWard met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ce contrat, et contribue aux audits que le salon est légalement en droit de mener, à commencer par la documentation de la page confidentialité, tenue sincère par construction.

Ce contrat fait partie des conditions ; en cas de conflit entre les deux sur les questions de données personnelles, c’est ce contrat qui l’emporte. La responsabilité suit les conditions. Le droit néerlandais s’applique, et les changements sont annoncés comme les changements de conditions. La date ci-dessus avance.